Kosten-Management-

Kosten-Management bezieht sich auf die Systeme von einem Unternehmen eingesetzt werden, um zu verarbeiten, zu bezahlen, und Audit-Mitarbeiter initiierten Ausgaben. Diese Kosten umfassen, sind aber nicht beschränkt auf, Ausgaben für Reisen und Unterhaltung entstehen. Kosten-Management umfasst die Richtlinien und Verfahren, die solche Ausgaben regeln, als auch die Technologien und Dienstleistungen genutzt werden, um zu verarbeiten und zu analysieren, die Daten zugeordnet.

Software, um die Kostenabrechnung, Autorisierung, Audit und Rückzahlung Prozesse verwalten kann von Organisationen, die eine lizenzierte Software, Implementierung und Support-Service als Dienstleister zur Verfügung stellen, oder alternativ von Software erzielt werden. SaaS-Anbieter bieten On-Demand-Web-basierten Anwendungen von Dritten verwaltet, die Produktivität der Kosten-Management zu verbessern.

Schritte

Kosten-Management-Automatisierung hat zwei ebenso wichtige Aspekte - den Prozess Mitarbeiter folgt, um eine Kostenabrechnung und die Aktivität Buchhaltungs- oder Finanz Mitarbeiter verpflichten sich, den Anspruch innerhalb des Finanzsystems abzuschließen.

Typischerweise wird ein manueller Prozess ein Mitarbeiter das Ausfüllen eines Papier, Tabellenkalkulation oder Graphical User Interface-basierte Kostenabrechnung, die sie dann nach vorne, zusammen mit den entsprechenden Steuerrechnungen, an einen Manager oder eine andere Steuerung zur Genehmigung vor. Sobald der Manager hat den Anspruch bestätigt, sie übermitteln sie an die Buchhaltung für die Verarbeitung. Die Konten Mitarbeiter dann die Taste jede Aufwandsposition in Finanzsystem des Unternehmens vor der Einreichung der Forderung und Quittungen entfernt. In einer Software as a Service Umsetzung werden diese Prozesse weitgehend automatisiert und die Einreichung und Genehmigungsprozesse werden elektronisch abgewickelt.

Expense Management Automatisierung ist das Mittel, mit dem eine Organisation kann deutlich Transaktionskosten zu senken und zur Verbesserung der Management-Kontrolle bei der Anmeldung, Berechnung und Verarbeitung von Unternehmensaufwendungen. Unabhängige Forschung der Bewertung der Verwendung von automatischen Ausgabenmanagement-Systeme hat bestätigt, dass die Kosten für die Verarbeitung eines Kostenabrechnung wird als der Automatisierungsgrad erhöht reduziert.

Wie in einem Aberdeen Studie über Kosten-Management-Automatisierung im Februar 2007 festgestellt, gibt es drei Hauptfaktoren, die eine Organisation zu fahren, um ihre Kosten-Management-Prozesse zu automatisieren:

  •  Compliance-Schwerpunkt: Die Notwendigkeit, die durch Nicht-Einhaltung interner Richtlinien und externer Steuer / Regierungsvorschriften aufgeworfen aktuelle Risikoniveaus zu verringern
  •  Kostensenkung: Der Wettbewerbsdruck, um die Verarbeitung und Prüfungskosten mit Spesenabrechnungen zu reduzieren
  •  Produktivität der Mitarbeiter: Die organisatorische Druck auf die Produktivität der Mitarbeiter und die Zufriedenheit zu verbessern

Eine automatisierte Lösung bietet in der Regel die Möglichkeit, Code, zu genehmigen und Bericht über die Ausgaben. Dies wird nicht nur die Kosten für die Verarbeitung von Spesenabrechnungen zu verringern, kann aber auch ermöglichen, eine Organisation zu einer größeren Unternehmenssteuerung haben, bringen Transparenz in spend Kosten und verbessern die Einhaltung der Unternehmenspolitik.

Einen Expense-Management-Lösung der Wahl

Während Unternehmensebene Unternehmen haben Buchhaltungsabteilungen in der Lage, die Auswahl eines Kosten-Management-Lösung für das entsprechende Geschäft haben viele Unternehmer kleine bis mittel eine schwierige Zeit zu wissen, welche SaaS-Lösung zu wählen. Viele Accounting Advisory Partner zur Verfügung stehen, um den Entscheidungsprozess zu helfen, und wird in der Regel von Empfehlungen auf der Grundlage der folgenden Kriterien:

  •  Direkte Integration mit Buchhaltungssystem: Können die Kostendaten fließen direkt in das Buchhaltungssystem, entsprechend codiert, ohne die Notwendigkeit für eine manuelle Dateneingabe?
  •  Einfache Mitarbeiter Gebrauch: Wird die Software durch Mitarbeiter übernommen werden? Gibt es eine mobile App erhalten? Hat der Automatisierungskomponente über die Notwendigkeit der Mitarbeiterdateneingabe reduzieren?
  •  Compliance & amp; die individuell gestaltet werden: Kann die Software so konfiguriert, dass Aufwendungen gegen die Unternehmenspolitik Kosten zu bewerten? Können Genehmigungsprozesse bereinigt werden am Projekt, Abteilung oder verbringen?
  •  Betrugsprävention: Ist die Software haben Kosten Betrugserkennung Fähigkeiten, wie eine doppelte Identifikation?


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